Juul Knoben en Puck van Boekel uit Team Capaciteitsmanagement maakten vorige week tijdens de Dutch Hacking Health deel uit van het winnende team in de categorie ‘Beste Data Driven’-oplossing. Welke case pakten zij op? En hoe pakten ze dit samen met hun teamgenoten met verschillende expertises aan? In een kort vraaggesprek blikken zij terug op de hackathon en delen zij hun passie voor capaciteitsmanagement en werken bij ChipSoft.
Van harte gefeliciteerd! Zijn jullie al een beetje bijgekomen van de Dutch Hacking Health?
Juul en Puck, in koor: “Haha, jawel hoor. Het waren lange dagen, van donderdagavond tot en met zaterdagavond laat, maar het zijn óók dagen die ontzettend veel energie geven. Het is erg leuk om in een team te werken aan oplossingen die ertoe doen.”
Jullie konden je inschrijven op veel verschillende cases. Welk probleem wilden jullie graag tackelen?
Juul: “Veel ziekenhuizen zitten met een uitdaging om de OK goed te plannen. Veel operaties starten later vanwege de uitloop van voorgaande operaties en in veel ziekenhuizen valt er een operatie van de dagagenda af als gevolg hiervan. Het thema van de hackathon was patiëntgerichte zorg, dus we hebben echt op de patiënt gefocust. Met ons team wilden wij ervoor zorgen dat de patiënt altijd nauwkeurige informatie heeft over wanneer hij geopereerd gaat worden.”
Puck: “De arts op de poli geeft vaak al een inschatting aan de patiënt wanneer de operatie ongeveer plaatsvindt, maar die inschatting strookt niet altijd met de werkelijkheid. Wat wij wilden, is dat het verwachte aantal weken wachttijd zowel bij de arts in het scherm komt als bij de patiënt in het portaal. De planner heeft hier ook inzicht in, dus als de patiënt belt, kan de planner ook het juiste termijn benoemen.”
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
Juul: “Donderdagavond hebben we ons voorgesteld aan de andere mensen die zich voor deze case hadden ingeschreven. Onze groep bestond uit dertien mensen, met daarbij een verpleegkundige en ICT-mensen van het UMC Utrecht, een aantal data scientists, mensen met een strategische managementachtergrond en wij dus. De volgende ochtend hebben we met elkaar een plan bedacht en geprobeerd om iedereen op dezelfde lijn te krijgen. Dat was nodig, omdat iedereen vanuit z’n eigen invalshoek naar de case keek.”
Puck: “Vervolgens hebben we voor de planning op de korte termijn berekend wat de kans op uitloop is bij een operatie. Hierdoor kunnen we veel gerichter met een bepaalde zekerheid zeggen dat iemand binnen een specifieke tijdsrange geopereerd wordt. Hierdoor kan de planner een betere inschatting maken en dus niet meerdere operaties met een relatief grote uitloopkans achter elkaar plannen.”
Juul: “Als voorbeeldcasus namen wij de neurochirurgie. We hebben dus ook uitgebreid met een neurochirurg gesproken. Die voert complexe operaties uit die veel stress opleveren voor de patiënt en soms wel meer dan 6 uur duren. Als zij tijdens die operatie ergens tegenaan lopen, is de kans dat de volgende operatie niet doorgaat groot. En je wilt natuurlijk voorkomen dat patiënten voor niets naar het ziekenhuis komen. Zij hebben al zoveel stress rondom hun operatie, als je hen dan ook nog eens of meerdere keren onverrichter zaken naar huis moet sturen, is dat heel vervelend.”
Puck: “Met onze oplossing bieden we de planner tools waarmee een betere planning gemaakt kan worden. Deze planning is beter te realiseren, omdat we de kans op uitloop meteen al meenemen en je dus geen planningen maakt die niet haalbaar zijn. Anderzijds voorzien we de patiënt van juiste informatie die je kunt waarmaken.”
Had deze case veel raakvlakken met jullie dagelijkse werkzaamheden?
Juul: “Ja, we zitten allebei in Team Capaciteitsmanagement, dat werkt aan de HiX-ontwikkeling voor capaciteitsmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Puck werkt aan de ontwikkeling van HiX voor het operationele niveau en ik voor het strategische niveau. De vragen waar ik me op richt, zijn voornamelijk: ‘hoe zorg je dat ziekenhuizen voldoende capaciteit hebben om productieafspraken met zorgverzekeraars na te komen? Komt dat overeen met het zorgprofiel dat een ziekenhuis wil uitstralen? Hoe ga je die info zodanig weergeven dat de klant weet wat hij moet doen? Wat zijn de keuzes en opties?’ Hiervoor ontwikkel ik rekenmodellen om die capaciteit te berekenen en ga ik met ziekenhuizen in gesprek om datgene wat ik maak optimaal aan te laten sluiten op hun wensen.”
Puck: “Waar ik aan werk, is de verbetering van de OK-planning. Daar sloot de case van de hackathon dus perfect op aan. Ik heb ook veel passie voor dit onderwerp, want door het optimaliseren van de OK-planning kun je heel veel impact maken. Als je samen met je team iets kunt bedenken en implementeren wat ervoor zorgt dat een ziekenhuis geen patiënten meer hoeft af te zeggen voor een operatie, is dat toch geweldig?! Laat staan dat je dat voor heel veel ziekenhuizen kan doen. Bij ChipSoft kan dat, omdat we dit als marktleider bij heel veel ziekenhuizen kunnen uitrollen.”
Zit die drive om alsmaar processen te verbeteren in jullie DNA?
Puck: Ja, dat denk ik wel. Juul en ik hebben allebei technische bedrijfskunde gestudeerd. Daardoor hebben we een heel procesgerichte kijk op zorg; processen moeten wat ons betreft van A tot Z optimaal ingericht zijn. Daar zijn wij heel scherp op. Niet zozeer vanuit het oogpunt van meer efficiëntie, maar vooral vanuit het oogpunt van de patiënt. Die moet optimale zorg krijgen.”
Juul: “Voor ons is het heel vanzelfsprekend om over de processen als geheel na te denken. Wij stellen onszelf voortdurend de vraag: hoe kunnen wij inzichten zo vertalen naar ICT-oplossingen, dat ze ondersteunend zijn aan het huidige werkproces van de gebruiker? In ziekenhuizen dringt het belang van capaciteitsmanagement ook steeds meer door. Wij willen ze hier graag bij ondersteunen.”
Wil jij ook maatschappelijk relevant werk doen en heb je affiniteit met zorg-ICT? Dan is werken bij ChipSoft wellicht ook iets voor jou. Bekijk dan onze vacatures.
