Iedere week hetzelfde verhaal: drukte op de afdeling, tegenstrijdige signalen en planners in spagaat. Terwijl u als planner wordt aangespoord om de OK-programma’s beter te benutten, klinkt vanuit het beddenhuis juist het tegenovergestelde geluid: patiënten op de verkeerde afdeling, last-minute afzeggingen en een kliniek die uit zijn voegen barst. De historische trends uit het datawarehouse bevestigen het beeld: drukte op piekmomenten, maar ook opvallende rust op andere dagen. Hoe kan dat? En belangrijker nog: wat kunt u ermee?
Het gevoel van 'hollen en stilstaan'
Laten we beginnen bij de oorzaak. Waarom voelt het structureel alsof u de ene dag achter de feiten aanloopt en de andere dag lege bedden telt? Wat we in de data zien: planners houden zich keurig aan de vastgestelde planregels, maar die sluiten niet altijd aan bij de werkelijkheid. De regels houden geen rekening met de wisselende ligduur per patiënt, de variatie in spoedopnames en de capaciteit die per dag fluctueert. En juist daar wringt het: u doet ‘alles goed’ en toch ontstaan de bekende problemen van overvolle afdelingen en patiënten die niet op de juiste plek terechtkomen.
Operationele sturing in de praktijk: rust in de planning, balans in de kliniek
Gelukkig is daar de capaciteitsmodule binnen de OK Planner. Die helpt u als planner verder te kijken dan alleen het vullen van de OK-programma’s. De module geeft door middel van voorspelmodellen inzicht in verwachte bedbezetting, opnameduur en spoedinstroom. Daardoor kunt u niet alleen sturen op benutting, maar ook op haalbaarheid. Dit voorkomt situaties waarin een perfect geplande OK-dag alsnog vastloopt op een overvolle kliniek. Minder verrassingen, meer balans en uiteindelijk een soepeler zorgproces voor patiënt én professional.
Maar verrassingen verdwijnen natuurlijk nooit helemaal. Zelfs met een goed doordachte OK-planning kunnen patiënten langer blijven liggen, beïnvloeden semi-spoedopnames de bedbezetting en valt de spoedinstroom soms hoger uit dan voorspeld. Daarom is het zo waardevol om ook zicht te hebben op wat er nog aan komt. Inzicht in de verwachte bedbezetting voor de komende twee weken geeft u de mogelijkheid om in te spelen op veranderingen, bij te sturen waar nodig en je flexcapaciteit gericht in te zetten.
Met Beddenoverleg in HiX wordt dit inzicht werkelijkheid. In combinatie met de capaciteitsmodule binnen de OK Planner legt u een stevige basis voor operationele sturing. Geen losse planningsinstrumenten, maar een geïntegreerde aanpak waarmee u rust creëert in de planning én ruimte in de kliniek. Zo zorgt u ervoor dat ook planners gerichter kunnen sturen en kunnen bijdragen aan de balans in het beddenhuis.
De impact van het OK-basisrooster
Ook wanneer planners gerichter sturen, kan blijken dat dit alleen niet genoeg is. Ondanks dat de planners met de operationele tooling over alle benodigde informatie beschikken, blijft het vinden van de juiste balans tussen OK-benutting en de uitstroom naar de kliniek vaak een uitdaging. Als de benutting van de OK precies is zoals gewenst, lijkt de variabiliteit op de kliniek nauwelijks te verminderen. En wanneer de uitstroom wél stabiel is, gaat dat vaak ten koste van de benutting. Deze spanningen en afwegingen zijn niet alleen merkbaar in de dagelijkse praktijk, maar worden ook duidelijk zichtbaar in de data uit het datawarehouse. Planners doen wat ze kunnen met wat er nu is, maar om het structureel op te lossen, moet er verder gekeken worden dan de planning van operaties.
Een belangrijke factor is het OK-basisrooster: de vaste structuur van welk (sub)specialisme wanneer opereert. Planners geven aan dat bijvoorbeeld de dinsdag nauwelijks passend te krijgen is. Op die dag staan veel programma’s gepland waarvan de patiënten uitstromen naar dezelfde afdeling, wat leidt tot knelpunten die zich week na week herhalen.
Dit patroon wordt niet alleen door planners ervaren, maar is ook duidelijk zichtbaar in de datawarehouse dashboards. Deze inzichten maken het mogelijk om de terugkerende piekbelasting in beeld te brengen en onderbouwd te analyseren. De vraag blijft: hoe haalt u de druk van die piekdagen, zonder de productiviteit van het OK-complex te verliezen?
Van inzicht naar actie: het OK-basisrooster onder de loep
Het begint met begrijpen waar die piekdrukte vandaan komt. De druk op dinsdag, bijvoorbeeld, komt niet uit de lucht vallen. Op basis van historische gegevens is goed te voorspellen hoeveel patiënten er gemiddeld per programma worden geopereerd, naar welke afdelingen zij uitstromen en hoe lang zij doorgaans blijven liggen. Door deze data onder de loep te nemen, wordt de oorzaak van de piekdrukte op dinsdag blootgelegd, wat de deur opent naar gerichte verbeteracties. Zo kan het gesprek gestart worden over mogelijke aanpassingen in het OK-basisrooster. Denk aan scenario’s waarin op dinsdag een ander specialisme opereert of waarin de inhoud van een programma wordt aangepast. Zo wordt de piekdrukte gelijkmatiger verspreid over de week.
De functionaliteit Sessierooster uitstroom maakt dit inzichtelijk. Met deze tool kunt u de uitstroom van programma’s analyseren, scenario’s doorrekenen én ook het OK-basisrooster continu evalueren en verbeteren. Geen onderbuikgevoel, maar onderbouwde keuzes.
Want als u precies weet waar de knelpunten ontstaan, kunt u sturen op een planning die écht werkt, voor zowel de OK als de kliniek.
Tactisch Roosteren: de schakel tussen plan en realiteit Van inzicht naar actie
Net als bij de dagelijkse OK-planning geldt ook voor het OK-basisrooster: zelfs als het doordacht is opgesteld, biedt het niet altijd een volledig beeld van de werkelijke uitstroom naar de kliniek. Dat komt doordat cruciale details vaak pas later bekend worden. Denk aan de artsenplanning die pas na het rooster ingevuld wordt, flex-programma’s die op een later moment worden toebedeeld of programma’s met een grote spreiding in ligduur en uitstroom. Het gevolg? De balans tussen OK-benutting en bedcapaciteit blijft onder druk staan.
Juist daarom is het belangrijk om ook ná het opstellen van het basisrooster scherp zicht te houden op de verwachte bedbezetting. Tactisch Roosteren in HiX ondersteunt hierin door deze wijzigingen real-time door te rekenen én direct te vertalen naar de benodigde personeelsinzet. En die programma’s met veel spreiding? Daar kunnen planners op blijven sturen, door tijdens het plannen continu rekening te houden met de impact op de kliniek.
Zo draagt elke schakel, van strategisch, naar tactisch tot operationeel, bij aan het oplossen van dat ene hardnekkige probleem: het vinden van balans tussen een goed benutte OK en een werkbare kliniek.
Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet in uw ziekenhuis? We laten het u graag zien.