Toen Frido Kraanen in juli 2023 aantrad als lid van de raad van bestuur van Gelre ziekenhuizen, trof hij een organisatie aan die midden in een herstelperiode zat, waarbij de weg omhoog was ingezet,” vertelt Kraanen. “Eén van de uitdagingen was dat we niet efficiënt genoeg planden. Er was weinig verbinding tussen de zorgvraag, de inzet van personeel en de beschikbare capaciteit. We hadden talloze planningsmomenten, maar geen integraal overzicht.”
Die constatering vormde de basis voor een ambitieuze koerswijziging: het opzetten van integraal capaciteitsmanagement (ICM), met gebruikmaking van de mogelijkheden binnen het elektronisch patiëntendossier. Het initiatief hiervoor startte twee jaar geleden, nog vóór Kraanen aantrad. Vanuit het financiële herstelplan werd een duidelijke keuze gemaakt: beter sturen op capaciteit, op basis van betrouwbare data. De centrale vraag die Team ICM meekreeg was helder: Zou het mogelijk zijn om forward planning te integreren in ons EPD HiX?
“Dat was het startpunt,” zegt Kraanen. “We wilden toe naar een toekomst waarin we kunnen voorspellen wat er morgen nodig is in operatiekamers, op verpleegafdelingen en op de IC.”
De gedachte van forward planning – vooruitkijken op basis van data – veranderde de manier waarop Gelre plant en stuurt. “Bij complexe operaties weet je bijvoorbeeld dat een patiënt drie dagen op de IC ligt. Als je die kennis direct in het EPD kunt verwerken, kun je de hele keten slimmer organiseren, van operatie tot ontslag.”
Het voordeel van deze aanpak ligt in de integratie. “HiX is onze centrale databron,” aldus Kraanen. “Je wilt niet steeds schakelen tussen losse systemen. Alles wat met capaciteit te maken heeft, van bedplanning tot spreekuurvulling, willen we in één omgeving kunnen zien en beheren. Dat scheelt tijd, fouten en werkt prettiger.”
Van operatiekamer tot strategisch beleid
De invoering van integraal capaciteitsmanagement verliep bij Gelre bewust bottom-up. “We zijn begonnen in de operatiepraktijk,” vertelt Kraanen. “Daar merk je direct de effecten van betere planning. Vanuit die concrete verbeteringen groeit vanzelf de strategische waarde.”
Inmiddels is ICM uitgegroeid tot een essentieel onderdeel van de sturing binnen Gelre. Elke maandag start het senior management met een gezamenlijke weekstart, waarin dashboards – gevoed door data uit HiX – de basis vormen voor monitoring en sturing. “We zien meteen of de werkvoorraad oploopt, of er meer bedden nodig zijn of dat we ergens moeten bijsturen. Dat maakt ons veel wendbaarder.”
Draagvlak en eigenaarschap in de organisatie
Wat Gelre hielp om integraal capaciteitsmanagement tot een succes te maken, was het draagvlak onder de artsen. “Zij accepteerden dit, omdat ze er zelf direct voordeel van hebben: een beter gevulde poli, voorspelbare OK-planning en minder administratieve druk.”
Om de rol van ICM te verankeren, koos Gelre voor een duidelijke besturingsstructuur. “ICM is bij ons ‘in the lead’ als het gaat om planning en capaciteitsverdeling. Hun advies is zwaarwegend. Wie daarvan wil afwijken, moet dat goed kunnen uitleggen. Dat zorgt voor consistentie en professionaliteit.”
De rol van HiX en ChipSoft
De keuze om voor integraal capaciteitsmanagement gebruik te gaan maken van de functionaliteit van HiX was voor Gelre een logische stap. Het ziekenhuis wil alle zorg- en planningsdata in één omgeving samenbrengen, zodat er één waarheid ontstaat waarop iedereen kan sturen. Dat past bij het ‘HiX-tenzij’-beleid dat Gelre inmiddels hanteert: standaardiseren waar het kan, integreren waar het moet. “Capaciteitsmanagement draait om voorspelbaarheid,” legt Kraanen uit. “En die krijg je alleen als je alle data in samenhang kunt zien en benutten.”
Die overtuiging vormt ook de basis van de nauwe samenwerking tussen Gelre en ChipSoft. “Onze relatie ontwikkelt zich duidelijk van leverancier naar strategisch partner,” zegt Kraanen. “Het gaat om samen leren, meedenken over regionale data-infrastructuren en de zorgketen als geheel versterken.”
Van herstel naar perspectief
Terugkijkend is Kraanen vooral trots op de snelheid waarmee Gelre de omslag wist te maken. “We hebben in twee jaar tijd een enorme stap gezet: van herstel naar perspectief. De urgentie was groot, maar we hebben de schouders eronder gezet. En mede dankzij integraal capaciteitsmanagement, ondersteund door HiX, hebben we nu niet alleen controle over vandaag, maar ook grip op morgen.”
De volgende stap is volgens Kraanen duidelijk: “We willen onze forward planning uitbreiden naar de hele zorgketen. Van de SEH tot revalidatie en thuiszorg. Uiteindelijk moet ook de overdracht buiten het ziekenhuis voorspelbaar en digitaal verlopen. Daar ligt nog een enorme kans voor de zorg.”
Zijn belangrijkste les voor collega-bestuurders met vergelijkbare uitdagingen? “Kijk over je eigen muren heen en leer van elkaar. Wij zijn bij andere ziekenhuizen gaan kijken en kwamen geïnspireerd terug. We hebben in Nederland meer dan zestig ziekenhuizen. Als we meer met elkaar samenwerken en onze expertise bundelen, hebben we samen het mooiste ziekenhuis ter wereld in het kwadraat.”
Meer weten?
Wilt u meer weten over capaciteitsmanagement in HiX of heeft u een andere vraag? Neem gerust contact met ons op.
