Met de invoering van wachtrijmanagement binnen HiX zet Rijnstate een grote stap richting een efficiëntere patiëntstroom en een betere patiëntbeleving. Dankzij een duidelijke digitale strategie, snelle aanpassingen en voorkeursleveranciers realiseerde het ziekenhuis in korte tijd een geïntegreerde oplossing die inmiddels op meerdere locaties draait. Tijdens de Inspiratiedag Zorgportaal gaven informatiemanager Gerdy Klein Bleumink, projectleider Rick Coenen en functioneel beheerder Chiara van Beek een inkijkje.
Digitale strategie als fundament
“Dit jaar hebben we met Rijnstate een nieuwe strategische koers ingezet,” vertelt Gerdy Klein Bleumink. “Daarin is de digitale strategie verweven, met de focus op het ontlasten van collega’s, gevolgd door patiënten en netwerkpartners. En natuurlijk moet de organisatie gezond blijven.”
Volgens Klein Bleumink speelt informatiemanagement daarin een centrale rol. “Het is echt de brug tussen zorg en ICT. We hebben gekozen voor patiëntapplicaties, data en AI, netwerkzorg en zorgtechnologie.”
Rijnstate heeft drie locaties met elk een eigen profiel. De hoofdlocatie richt zich op hoogcomplexe en acute zorg, Zevenaar op planbare zorg en Elst, de nieuwere, ‘slimmere’ locatie, op diagnostiek en poliklinische zorg. “Wij gebruiken HiX als EPD en voor de aanmeldzuilen zijn we overgestapt naar HQ Healthcare. Dat zijn onze voorkeursapplicaties. Samen hebben we het wachtrijmanagement ontwikkeld,” zegt Klein Bleumink.
Van blauwdruk tot brede uitrol
Rijnstate startte het wachtrijmanagement als onderdeel van het project ‘Patiënt aanmelden’, gericht op inschrijven, muteren en aanmelden. Projectleider Rick Coenen: “Aanvankelijk was het uitgangspunt dat alle patiënten voor KCL en bloedafname uitsluitend op afspraak zouden komen. De inrichting en selectie van de oplossing waren hier volledig op afgestemd.”
In de implantatie-fase veranderde dat uitgangspunt en werd er toch gekozen voor een hybride model, met zowel afspraken als inloop, waardoor het projectteam in korte tijd moest schakelen. Coenen: “In nauwe samenwerking met ChipSoft en HQ Healthcare hebben we toen binnen anderhalve maand ook voor inlooppatiënten een werkbare oplossing gerealiseerd.” Op de ‘slimme’ locatie in Elst werd de blauwdruk gemaakt, die vervolgens ook in Arnhem en Zevenaar is uitgerold.
Rijnstate heeft nu drie workflows: voor patiënten op afspraak, voor patiënten op inloop en voor inlooppatiënten zonder Rijnstate-patiëntnummer. “Normaal scant de patiënt zijn QR-code en komt hij automatisch in de wachtrij. Nu kan hij ook kiezen voor ‘geen afspraak’ en aangeven waarvoor hij komt, zoals de trombosedienst.” De patiënt wordt daarna opgeroepen via narrowcasting. Op het scherm verschijnt het oproepnummer en de behandelkamer. Borden bovenin de gangen wijzen de patiënten de juiste route.
Communicatie als sleutel
Ook over de communicatie naar de patiënt werd goed nagedacht. Coenen: “Teksten boven de zuilen, zoals ‘niet ingecheckt? meld u hier aan’, bleken niet duidelijk. We hebben de hele patiëntreis dus opnieuw tegen het licht gehouden en andere bewoordingen gekozen. We gebruiken nu ‘aanmelden’ in plaats van ‘inchecken’.”
Functioneel beheer als sleutelrol
Het succes van wachtrijmanagement hing niet alleen af van de procesinrichting en de communicatie, maar ook van zorgvuldig functioneel beheer. Chiara van Beek, functioneel beheerder: “Aan de achterkant van het systeem moesten we veel inregelen. Daar gaat veel werk inzitten. Denk aan het koppelen van artsen, fysieke ruimtes, agenda’s en subagenda’s. En dan moet je ook de juiste prioritering aangeven: welke patiënt eerst? Wie heeft voorrang op basis waarvan? Dat is een intensieve, maar leuke puzzel geweest.”
Solide basis voor de toekomst
Klein Bleumink, Coenen en Van Beek kijken tevreden naar hoe het wachtrijmanagement voor het lab en de KCL er nu voor staat. Coenen: “De integratiemogelijkheden van ChipSoft zijn de kracht van deze oplossing en het fundament voor toekomstige doorontwikkelingen. En die oplossing is nog steeds volop in ontwikkeling, waarbij onze input als sparringpartner op waarde wordt geschat en wordt meegenomen.”
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u een andere vraag? Neem gerust contact met ons op.