Hoe zorg je er als zorginstelling voor dat een EPD daadwerkelijk tijd oplevert en aansluit bij het dagelijkse werk van zorgverleners? Antonius Ziekenhuis Sneek merkte dat een zorgvuldig ingerichte HiX-omgeving niet automatisch leidt tot efficiënt gebruik. Wat gebeurt er écht in de praktijk? Met de UX-gebruikersrapportage maakte het ziekenhuis gebruikersgedrag zichtbaar. Dat inzicht vormde de basis voor gerichte verbeteringen, meer draagvlak en merkbare verlichting op de werkvloer.
Chris Sytsma (informatiemanager) en Ylse Toornstra (domeinleider functioneel beheer HiX) liepen tegen een herkenbaar vraagstuk aan. “We richten HiX met veel aandacht in, maar misten zicht op wat zorgverleners daar vervolgens mee doen,” vertelt Sytsma. “Daardoor stuur je al snel op aannames.” De UX-gebruikersrapportage bracht daar verandering in door feitelijk inzicht te geven in gebruikte sneltoetsen, sjablonen en standaardteksten, tijdsbesteding en variatie tussen gebruikers en vakgroepen.
Van analyse naar focus
Antonius koos bewust voor een brede insteek. Niet alleen medisch specialisten, maar ook andere groepen gebruikers kwamen in beeld. “Onze probleemstelling draaide om inzicht in het HiX-gebruik van verschillende groepen zorgverleners,” licht Toornstra toe. Samen met het UX-team van ChipSoft startte het ziekenhuis met een benchmarkanalyse. Op basis daarvan selecteerde Antonius twee pilots: met kinderartsen (inmiddels gestart) en met de secretaresses van gynaecologie (volgt later). De keuze voor de secretaresses had een duidelijke reden. “Door veel wisselingen ontbrak daar routine in HiX-gebruik. Juist bij deze groep zagen we ruimte voor verbetering,” aldus Toornstra.
Inzicht als startpunt voor het gesprek
Na een meetperiode van twee weken onder de kinderartsen volgde een uitgebreide analyse, die eerst met key users werd besproken. Zij fungeerden als inhoudelijk klankbord en brug naar de werkvloer. De UX-gebruikersrapportage bracht scherpe inzichten aan het licht. Veel orders bleken buiten het consultsjabloon om aangemaakt te worden en standaardsjablonen werden beperkt gebruikt. “Dat gaf ons een duidelijk aanknopingspunt,” zegt Toornstra. Antonius paste consultsjablonen aan en integreerde veelgebruikte orders direct in de workflow.
Deze bevindingen vormden de basis voor een gezamenlijke sessie met de kinderartsen. Sytsma: “We hadden een uitgebreide presentatie voorbereid, maar kwamen nauwelijks voorbij slide twee. De data die we toonden riepen direct vragen en nieuwe ideeën op.” Het UX-dashboard fungeerde als een objectieve spiegel; aannames werden ontkracht of juist bevestigd.
Sessies als versneller van adoptie
Tijdens die eerste bijeenkomst werd ook duidelijk dat er grote verschillen waren in digitale vaardigheid. “Sommige artsen werkten snel en intuïtief, anderen zochten juist meer houvast. Dat inzicht kwam rechtstreeks voort uit de UX-data én de interactie tijdens de sessie. Wij besloten daar gericht op in te spelen.”
In de vervolgsessies koppelde Antonius de meer ervaren gebruikers aan collega’s die extra ondersteuning vroegen. Samen gingen zij direct aan de slag: consultsjablonen aanpassen, snelteksten maken en orders integreren. “Dat hands-on werken maakte het verschil,” vertelt Sytsma. “Iedereen zag meteen wat het opleverde in hun eigen consult.”
De opzet werd daarbij aangescherpt. Minder onderwerpen per sessie en meer focus zorgden voor rust en effect. “Eerst verdiepen in één onderdeel, daarna pas verbreden als daar tijd en ruimte voor is,” vat Toornstra samen.
Structureel verbeteren met UX-inzicht
De UX-gebruikersrapportage groeide uit tot meer dan een analyse-instrument. “Medisch specialisten reageren sterk op data,” zegt Toornstra. “Je werkt met feiten die het gesprek objectiveren.” Voor functioneel beheerders biedt het dashboard richting: waar benutten gebruikers de mogelijkheden en waar blijft potentieel liggen?
Key users spelen daarin een centrale rol. Zij denken mee over inrichting, begeleiden collega’s en krijgen extra rechten om sjablonen te delen. Dat vergroot eigenaarschap en versnelt adoptie.
Antonius meet inmiddels in meerdere periodes en onderzoekt structurele monitoring. De samenwerking met ChipSoft ondersteunt dat proces. De belangrijkste les volgens Sytsma: “Wat logisch lijkt vanuit beheer, hoeft dat in de praktijk niet te zijn. Door gebruikersgedrag zichtbaar te maken, verbeter je gericht. Dat verlaagt werkdruk en maakt HiX aantoonbaar effectiever.”
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u een andere vraag? Neem gerust contact met ons op.
