Minder administratie, meer grip op capaciteit en betere ondersteuning van zorgprofessionals
Personeelstekorten, een hoge administratielast en een versnipperd zorglandschap zetten ziekenhuizen onder druk. Ook Medisch Spectrum Twente (MST) voelt die spanning dagelijks. Toch laat het ziekenhuis zien dat het anders kan. Met een datagedreven aanpak, stevig leiderschap en HiX als ruggengraat verbindt MST zorg, data en strategie met elkaar. Gynaecoloog en Chief Medical Data Officer (CMDO) Joost Akkermans en Erik Bakker, afdelingsmanager van het Data Expertisecentrum (DEC), vertellen hoe zij die beweging vormgeven.
Akkermans staat met één been in de spreekkamer en met het andere in de bestuurskamer. “Ik ben gynaecoloog in MST en daarnaast CMDO,” zegt hij. “Die rol draait om het verbinden van medische afdelingen, data en strategie.” Die verbinding vindt hij cruciaal, juist nu de zorg tegen grenzen aanloopt. “We hebben geen gebrek aan data, maar een gebrek aan betekenis van data. We verzamelen al decennialang data, vooral om terug te kijken. Nu draait het om data laten werken voor de zorg van vandaag en morgen.”
Arbeidstekort en administratie
De huidige situatie vraagt om directe actie. De arbeidsmarkt staat onder druk en de zorgvraag groeit. Akkermans wijst op een misvatting. “De uitstroom in de zorg ligt lager dan in veel andere sectoren. Het echte probleem zit in de instroom. Die daalt al sinds de coronaperiode, vooral in verpleegkundige opleidingen.” Tegelijkertijd slokt administratie veel tijd op. “Een medisch specialist werkt vaak vijftig tot zestig uur per week. Een groot deel gaat op aan registreren. Dat raakt ons direct in de spreekkamer.”
Die administratiedruk komt deels door externe regels, maar ook door interne gewoontes. “Een belangrijk deel zit ook in regels die wij onszelf als dokters opleggen of wat wij denken dat belangrijk is om te registreren. Technologie helpt om dat slimmer in te richten,” stelt Akkermans. HiX speelt daarbij een centrale rol. Door het EPD-gebruik scherp te analyseren met behulp van de UX-gebruikersrapportage en door teams gericht te ondersteunen, versnelt MST processen en verlaagt het de registratielast.
Van fragmentatie naar samenhang
Een tweede knelpunt zit volgens Akkermans in de fragmentatie van de zorg. “Ziekenhuizen functioneren als eilandjes en binnen de regio bestaan nog veel meer muren. Iedereen heeft zijn eigen EPD, informatiestromen en bekostiging.” Dat leidt tot losse datasets die nauwelijks met elkaar praten. “Je wilt de patiënt centraal zetten, met zorg eromheen georganiseerd en data die verbonden zijn.”
Daarom kiest MST voor databeschikbaarheid bij de bron, in plaats van eindeloos data kopiëren. “Data bekijken en bevragen waar die ontstaat geeft een efficiëntere en veiligere stroom,” zegt Akkermans. HiX en Zorgplatform, gebouwd op zorginformatiebouwstenen (zibs), bieden daarvoor een stevige basis. “Daarnaast hebben we met HiX Datawarehouse veel sneller data en inzichten beschikbaar. Dat helpt ons enorm in onze strategie.”
Datagedreven werken vraagt cultuur
Voor Akkermans draait datagedreven werken om meer dan dashboards. “Iedereen wil dashboards, maar hoe meer je hierin stopt, hoe minder ze eigenlijk zeggen. Datagedreven werken betekent begrip creëren en inzicht geven dat helpt om te sturen en te leren.” Het doel is helder: van incident naar inzicht en uiteindelijk naar gedragsverandering. “Data zonder actie blijft opslag. Leiderschap bepaalt de impact.”
Die visie vraagt een cultuur waarin initiatieven vanaf de werkvloer ontstaan. “Als een ICT-afdeling iets bedenkt en oplegt, ligt de kans op succes rond één of twee procent,” zegt Akkermans. “Als een arts of verpleegkundige zelf met een idee komt en ondersteuning krijgt, stijgt die kans richting negentig procent. Dáár wil je als ziekenhuis naartoe.”
Eén loket voor data
Precies daar sluit het Data Expertisecentrum (DEC) van MST op aan. Erik Bakker leidt dit centrum, dat alle data-expertise binnen het Twentse ziekenhuis bundelt. “We zagen versnippering: BI’ers hier, data engineers daar. Mensen met goede ideeën liepen tegen te veel loketten aan en haakten af,” vertelt hij. “Wij hebben alles onder één noemer gebracht. Voor het ziekenhuis bestaat er nu één loket.”
Het DEC werkt langs drie pijlers: databeschikbaarheid, datakwaliteit en eenheid van taal. “Ons doel draait niet om méér rapportages bouwen,” benadrukt Bakker. “We richten ons op selfservice die echt landt en op zorgondersteuning.” Daarbij investeert het team sterk in datageletterdheid. “Het gat tussen data-experts en verpleegkundigen blijft groot. Sluit je aan bij wat iemand op de werkvloer helpt, dan ontstaat er impact.”
Datakwaliteit als fundament
Zowel Akkermans als Bakker zien datakwaliteit als het fundament onder alles. “Op het moment dat we echt iets willen zeggen over zorgdata, moeten we daar volledig achter staan,” zegt Akkermans. “Transparantie vraagt om betrouwbare data.” Binnen het DEC werkt daarom een datamanagementadviseur die zich volledig richt op kwaliteitsverbetering. “Dat toont goed aan hoe serieus onze raad van bestuur hier op inzet,” vult Bakker aan.
Die aanpak levert concrete verbeteringen op, zoals bij de registratie van allergieën en intoleranties. “We pakken een herkenbaar probleem op, richten governance in en verbeteren tegelijk de eenheid van taal,” zegt Bakker. “Zo versterk je meerdere schakels in de keten.”
Klein beginnen, groot delen
De les die beide heren delen, klinkt eenvoudig, maar vraagt om discipline. “Begin klein, met een herkenbaar probleem,” zegt Akkermans. “Vier de successen groot en creëer eigenaarschap.” Bakker sluit zich daarbij aan: “Een datastrategie vormt geen document, maar een proces dat je samen doorloopt.”
Met die aanpak laat MST zien hoe een datagedreven strategie, met draagvlak onder zorgverleners en ondersteund door HiX, bijdraagt aan betere zorg, minder druk op personeel en meer regie voor de patiënt. Of, zoals Akkermans het samenvat: “Datagedreven werken begint op de werkvloer, want dáár ligt de sleutel tot toekomstbestendige zorg.”
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u een andere vraag? Neem gerust contact met ons op.