Eind september 2024 nam Ziekenhuis Geel de nieuwste versie van onze software, HiX 6.3, in gebruik én maakte het de overstap naar de medicatie- en apotheekmodule van HiX. Hierdoor beschikt het ziekenhuis over een volledig geïntegreerd systeem waarbij nu ook alle informatie omtrent medicatie en apotheek centraal beschikbaar is. Van het voorschrijven door de arts tot de afhandeling in de apotheek en de uiteindelijke toediening aan de patiënt: elke stap binnen het medicatieproces is digitaal verbonden en gestroomlijnd. Hoofdapotheker Sofie Bartholomeus deelt haar ervaringen omtrent de implementatie van HiX voor de apotheek en benoemt de verschillende voordelen die deze overstap met zich meebrengt.
Volledige doorstroom van informatie binnen het ziekenhuis
De beslissing om de apotheekfunctionaliteit van HiX te implementeren werd vooral gebaseerd op de integratie van het geheel. "We beschikken nu over een volledig geïntegreerd systeem waarbij alle informatie rondom medicatie beschikbaar is binnen HiX," vertelt Bartholomeus. "Van het voorschrijven, bereiden en toedienen tot de logistieke afhandeling, alles zit nu op één plek bij elkaar en werkt op elkaar verder. Dat is een grote meerwaarde want voordien gebruikte de apotheek een losstaand systeem, waardoor informatie niet altijd even goed doorstroomde.”
Ook de overstap naar een volledig voorraadbeheer met een geautomatiseerd bestelproces speelde een rol in de beslissing. "We waren ervan overtuigd dat HiX ons goed zou kunnen ondersteunen om deze efficiëntieslag te maken. Daarnaast waren we bezig met een traject richting een nieuwe apotheekrobot die ook gekoppeld moest worden aan het EPD. Het was dan ook een meerwaarde dat ChipSoft al ervaring had met de werking van dergelijke Rowa-robots," benadrukt ze.
Grote vooruitgang ten opzichte van vorige systeem
Volgens Bartholomeus zijn de verschillen met het vorige pakket aanzienlijk. "HiX biedt heel veel informatie bij elk artikel zoals de voorraad, voorraadbewegingen, bestelhistorie, tariferingsinformatie enzovoort én je kan er zelf nog accenten aan toevoegen. Dat is heel handig en hadden we niet in het vorige systeem. Daarnaast beschikt het EPD over een uitgebreide databank van geneesmiddelen, maar ook parafarmacie zoals medische materialen, door onder andere de koppeling met de authentieke bron geneesmiddelen (SAM)," somt ze op.
“Bovendien is er een connectie met alle eHealth-services zoals Vitalink en Vaccinet, waardoor we bijvoorbeeld medicatieschema’s maar ook geneesmiddelenattesten makkelijk kunnen inladen. Dat laatste vonden we heel belangrijk aangezien die attesten ook bij ons administratief werk horen. HiX bevat echter handige functionaliteiten om deze vlot en digitaal af te handelen. Zo zetten we stappen richting papierloos werken en wordt onze administratieve werklast fel verminderd.”
Ook de medicatiebewaking in HiX biedt een grote meerwaarde, vindt Sofie Bartholomeus. "De beslissingsondersteuning is veel dieper uitgewerkt ten opzichte van ons vorige pakket dat enkel een interactiemodule had. HiX kijkt daarentegen ook naar de beschikbare informatie in het EPD, zoals de dosering per product per leeftijdscategorie, waardoor we de klinische farmacie beter kunnen uitbouwen en ondersteunen."
Digitalisering van logistieke processen zorgt voor efficiëntiewinst
Een van de grootste verschillen voor de apotheek is de digitalisering van hun werkprocessen. "Waar we vroeger alle logistieke processen manueel uitvoerden, hebben we nu het voorraadbeheer en bestelproces geautomatiseerd. Dat verhoogt de efficiëntie enorm en voorkomt stockbreuken," zegt Bartholomeus. "We hebben onze voorraad en bestellingen beter onder controle en kunnen goed opvolgen wat er met de verschillende artikelen gebeurt. Zo hebben we met HiX 6.3 een volledig closed-loop medicatieproces gerealiseerd."
“Op het OK kunnen nu bijvoorbeeld ook materialen en implantaten gescand worden waardoor de logistieke afhandeling automatisch in gang wordt gezet,” vervolgt ze. “Denk enerzijds aan het bijbestellen van materialen, maar anderzijds ook aan de facturatie naar de patiënt toe. Het feit dat alles vanuit één ingreep vertrekt, bespaart ons veel tijd.”
Ook de integratie met de Rowa-apotheekrobot speelt een sleutelrol in de optimalisatie van de logistieke processen. "Alle medicatieopdrachten en voorraadbewegingen uit de voorraadkasten worden automatisch opgepikt in HiX en doorgestuurd naar de robot, waarna deze zijn picking van artikelen kan uitvoeren. Hierbij kunnen we zelfs meerdere verzamellijsten vanuit HiX bundelen zodat we een picking kunnen doen voor verschillende afdelingen tegelijk. Dat maakt het proces extra efficiënt. Alle artikelen die door de robot worden afgeleverd, koppelt hij automatisch terug naar HiX als zijnde uitgegeven zodat deze meteen worden geregistreerd in het dossier van de patiënt," legt Sofie Bartholomeus uit.
Intensief maar waardevol implementatietraject
Volgens Bartholomeus was de implementatie van de apotheekmodule een intensief traject, maar wel heel waardevol. "We werkten al twintig jaar met het vorige systeem, dus het was uiteraard even aanpassen. We zijn ook een klein team en hebben de implementatie bovenop onze dagelijkse werkzaamheden gedaan. HiX biedt ontzettend veel functionaliteiten en mogelijkheden. Daardoor word je gedwongen om kritisch naar je bestaande processen te kijken en na te denken hoe je deze zo efficiënt mogelijk kan inrichten, wat op zich heel nuttig is. Bovendien is het een steeds evoluerend systeem waarbij er via verschillende updates aanpassingen worden gedaan om de werking nog beter af te stemmen op de praktijk. Daar kunnen we zelfs mee over nadenken via gebruikersgroepen. Dat is heel fijn.”
Technologie als toekomst van ziekenhuisapotheken
Volgens Bartholomeus is de integratie van technologie essentieel voor de toekomst van ziekenhuisapotheken. "Door automatisering van bepaalde processen komt er meer tijd vrij voor onze klinische rol als apotheker. Zo kunnen we ons meer richten op klinische farmacie en medicatietherapie, in plaats van tijd te verliezen aan manuele processen," stelt ze.
Met de integratie van HiX voor de apotheek heeft Ziekenhuis Geel een belangrijke stap gezet richting een efficiëntere en veiligere apotheekwerking, waarbij de focus steeds meer op patiëntenzorg kan liggen.
Meer weten?
Wenst u meer informatie over HiX voor de ziekenhuisapotheek? Neem dan contact met ons op via onderstaande knop. Wij beantwoorden uw vragen graag!
