Een stabiel beddenhuis begint niet op de afdeling, maar bij de planning van de OK. Medisch Spectrum Twente (MST) laat zien dat een efficiënt OK-basisrooster directe invloed heeft op rust, voorspelbaarheid en benutting in de kliniek. Met HiX en in nauwe samenwerking tussen zorg, beleid en IT verminderde het ziekenhuis de variabiliteit en ontstond ruimte: letterlijk in bedden, figuurlijk in het gesprek.
De aanleiding was herkenbaar. De zorgvraag groeit, middelen blijven schaars en onverwachte pieken leiden tot opnamestops en afzeggingen. Binnen MST viel vooral de grote variatie in electieve opnames op. Vrijdagen liepen structureel vol, terwijl andere dagen ruimte boden. Een stabiel basisrooster ontbrak: het OK-rooster veranderde maandelijks, vaak op basis van individuele wensen, zonder zicht op de gevolgen voor het beddenhuis.
Van gevoel naar feiten
“Het idee dat het druk is, hadden we al,” vertelt Marijke Scheppink, capaciteitsadviseur bij MST. “Maar pas toen we het inzichtelijk maakten, werd duidelijk waar het écht vandaan kwam.”
Die inzichten kwamen er door analyses en door HiX Sessieroosteruitstroom, een functionaliteit die het OK-basisrooster vertaalt naar verwachte klinische uitstroom per weekdag. Zo ontstaat een objectief beeld per maandag, dinsdag of vrijdag en wordt zichtbaar waar verschuivingen nodig zijn; bijvoorbeeld het verplaatsen van een subspecialisme of het kiezen voor een dagsessie in plaats van een klinische sessie.
Subspecialismen maken het verschil
Een belangrijk inzicht bij MST: roosteren op specialismeniveau gaf te weinig houvast. De variatie binnen een specialisme bleek te groot. Door te differentiëren naar subspecialismen en sessietypen ontstond voorspelbaarheid. Robotsessies bij urologie leverden structureel twee tot drie klinische patiënten op, terwijl andere programma’s richting zes of zeven gingen. Door die profielen apart te plannen, ontstond grip.
Dat vroeg om intensieve samenwerking. Sessies uit het verleden kregen labels, resultaten werden gevalideerd en vakgroepen werden betrokken bij de herkenning van de profielen. Histogrammen en grafieken hielpen om het gesprek te voeren op basis van feiten. Niet vanuit voorkeur, maar vanuit effect op de kliniek.
Samen keuzes maken
Met duidelijke uitgangspunten ging MST aan de slag: elke dag minimaal één specialisme met veel dagopnames, hoge klinische uitstroom meer naar het begin van de week en lange ligduren zoveel mogelijk spreiden. Scheppink: “In totaal werkte het team zeven tot acht scenario’s uit en legde die naast elkaar in HiX. Elk nieuw basisrooster bleek beter dan de oude situatie. Twee varianten sprongen eruit en gingen het gesprek in met het TPO OK en de vakgroepen.”
De gesprekken verliepen stevig, maar doordat de impact zichtbaar was, veranderde de dynamiek. We konden laten zien dat afzeggingen niet kwamen door een volle maandag of vrijdag, maar door het basisrooster zelf,” aldus Scheppink. Dat maakte het mogelijk om samen afspraken te maken en ook tijd te nemen voor implementatie. Het nieuwe basisrooster ging pas in nadat iedereen wist wanneer het haalbaar was.
Continue monitoring: ook tussen uitrollen en vrijgeven
Naast het doorrekenen van basisroosters biedt HiX extra borging in de planningstrein: tussen het uitrollen en het vrijgeven van het rooster controleert HiX de verwachte uitstroom naar de kliniek. Zo worden wijzigingen (bijvoorbeeld door TPO-besluiten, teruggegeven capaciteit of verschuivingen in operateurs) continu gemonitord op impact, zowel op reeds geplande tijd als op openstaande capaciteit. “Dit verkleint de kans op verrassingen op de werkvloer en ondersteunt tijdige bijsturing.”
Meetbaar resultaat en ruimte voor groei
Sinds de start in juni laten de cijfers effect zien. Scheppink: “De variatie op de snijdende vloer nam af en met dezelfde weigerkans zijn drie bedden minder nodig. Minder verrassingen, meer rust.” Wijzigingen in het rooster worden opnieuw doorgerekend, ook na het uitrollen. Belangrijk: MST heeft de verwachte capaciteit van de nieuwe OK-kamer al in de scenario’s opgenomen en in HiX doorgerekend, zodat de impact vooraf zichtbaar is en de extra OK-capaciteit soepel in het basisrooster kan worden ingepast.
“De volgende stap ligt in nog fijnmaziger plannen: opnamequota per sessie in plaats van per dag, opnieuw ondersteund door HiX. Zo groeit het fundament verder.”
Waarde van HiX en samenwerking
De ervaringen van MST tonen aan dat technologie alleen niet genoeg is. Scheppink: “De waarde van HiX zit in het inzicht, de snelheid en het vermogen om scenario’s door te rekenen. De echte winst ontstaat in samenwerking: tussen beleid en zorg, tussen planners en medisch specialisten, en tussen ziekenhuis en leverancier.” Datagedreven werken maakt het gesprek eerlijker en de keuzes beter onderbouwd. “Een efficiënt OK-basisrooster vormt daarmee geen doel op zich, maar een stevig fundament voor balans in het beddenhuis.”
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u een andere vraag? Neem gerust contact met ons op.