Dinsdag en donderdag: de kliniek zit vol. Maandag: de bedden staan leeg. Het Flevoziekenhuis herkende dit patroon elke week opnieuw. Samen met ChipSoft pakt het cluster Electieve en Planbare Zorg dit aan. Projectleider Charlotte van der Meulen en clustermanager Elly Evers - ter Beek vertellen over de aanpak en de eerste resultaten.
Pieken en dalen door de week
Het Flevoziekenhuis liep al langer tegen hetzelfde probleem aan. Op dinsdag en donderdag stroomde de kliniek vol. Op maandag, woensdag en vrijdag bleef er juist ruimte over. "Soms heb je zomaar vier- of vijfenzestig bedden nodig, terwijl er maar maximaal zestig bedden op de afdeling zijn. Uiteindelijk doet iedereen zijn stinkende best om de patiënten wel in huis te krijgen en daarbij willen we zo min mogelijk vreemdliggers; we willen het liefst dat de patiënt op afdeling komt te liggen waar hij thuishoort", vertelt Elly. Zij is clustermanager Electieve en Planbare Zorg en opdrachtgever van het project.
Dat probleem gaf onrust. Op de drukste dagen was er amper plek voor spoedpatiënten. Charlotte, projectleider binnen het ziekenhuis, herkent dit beeld. "Wij gaven het OK-rooster voorheen uit aan chirurgie en orthopedie. Zij maakten vervolgens de artsenplanning en dat bepaalde eigenlijk welke dag druk werd en welke rustig." Er zat weinig sturing op de spreiding van de uitstroom naar de kliniek.
Data als basis voor nieuw rooster
Het Flevoziekenhuis pakte dit samen met ChipSoft op met ‘Sessierooster uitstroom & Tactisch roosteren’ binnen HiX. Voorheen plande het ziekenhuis op naam van de specialist. Nu kijkt het team naar het uitstroomprofiel per zorgcategorie. "We zien nu bijvoorbeeld wat een sessie bariatrie oplevert aan klinische uitstroom, versus een sessie schildklieren", legt Charlotte uit. "Voor orthopedie weten we nu dat een gemiddelde heupensessie vier klinische uitstromen oplevert en twee dagbehandelingen."
Dat inzicht maakt een nieuw OK-basisrooster mogelijk. Daarin verdeelt het ziekenhuis de uitstroom naar de kliniek gelijkmatiger over de week. Ook het moment van opereren blijkt van invloed. Wordt een bariatrische patiënt ’s ochtends geopereerd? Dan gaat die dezelfde dag nog naar huis. Gebeurt dit aan het eind van de dag, dan houdt de patiënt alsnog een bed bezet. Dit soort inzichten neemt het team nu mee in de planning.
Naar bewust bekwaam
In de samenwerking met ChipSoft speelt capaciteitsmanagement-adviseur Marit een grote rol. "Marit brengt haar kennis over data en capaciteitsmanagement mee en ook ervaringen uit andere ziekenhuizen", vertelt Charlotte. "Zij geeft ons de inzichten en de data. Wij vertalen dat naar de werkvloer."
Elly vult aan: “Het project laat ons ook zien hoe we het doen in vergelijking tot andere ziekenhuizen. Sommige ziekenhuizen zijn hier nog niet zo mee bezig. Dat geeft ons het signaal dat we het goed doen. We zijn nu van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam gegaan, zoals een collega het mooi omschreef. Uiteindelijk willen we hiermee bewust bekwaam worden."
In gesprek met specialisten
Het verkrijgen van inzicht ging niet vanzelf. Het team moest de data goed en consistent labelen. Ook stelde het team de eerste inrichting van het model een paar keer bij op basis van ervaringen uit de praktijk. Specialisten reageerden soms terughoudend, omdat zij hun programma's traditioneel zelf inrichten. "Dat vraagt om een ander gesprek: hoe krijg je meer regie op je capaciteit, zonder de autonomie van de specialist aan te tasten?", zegt Charlotte.
Ook het plannen op subspecialisme in plaats van op naam van de arts riep vragen op. Zijn er straks voldoende patiënten om een programma te vullen? En hoe ver van tevoren is dat betrouwbaar te voorspellen? Elly: "De angst was: straks heb ik niet genoeg knieën en dan zit mijn programma niet vol."
Daarbij spelen ook andere afwegingen mee. Sommige specialisten geven de voorkeur aan afwisseling in hun programma, terwijl een opeenvolging van vergelijkbare ingrepen juist meer efficiency oplevert. "Daar zit nog een leercurve", zegt Elly. "We zoeken met elkaar naar de juiste balans tussen voorspelbaarheid, efficiency en de dagelijkse praktijk."
Commitment door duidelijkheid
Ook het rooster zelf vraagt om aanpassingsvermogen. Vraagt het ziekenhuis een arts om op woensdag te opereren in plaats van op donderdag? Dan botst dat soms met een privéafspraak, zoals de opvang van een kind. Charlotte: "Dan is dat wel even wennen. Dan voer je daar samen een gesprek over."
Die gesprekken verliepen goed. Elly: “Door het hoe en waarom steeds opnieuw uit te leggen, ontstond commitment. Het ziekenhuis stelt het belang van de patiënt daarbij voorop, boven het persoonlijke belang van de specialist.”
Meer werkplezier
Vanaf september start het nieuwe OK-basisrooster. Het team verwacht de eerste concrete resultaten rond oktober en november. Voor de patiënt leidt dit straks tot kortere wachttijden en meer rust in de zorg. “Haalt je de pieken en dalen uit je rooster? Dan stijgt het werkplezier van medewerkers, en dat merkt de patiëntweer terug”, zegt Elly.
Voor beiden zit de grootste winst van het project in meer dan alleen het rooster. "Dit project betekent dat we steeds meer grip krijgen op onze capaciteit binnen het ziekenhuis", zegt Elly. Charlotte voegt toe: "Voor mij zit het vooral in de verbinding: binnen de keten en tussen afdelingen die voorheen los van elkaar planden."
Neem contact op
Wilt u weten wat capaciteitsmanagement voor uw zorginstelling kan betekenen? Neem contact met ons op